Politica di Privacy

INFORMATIVA SULLA PRIVACY LOCAZIONI BREVI

ai sensi e per gli effetti degli articoli 13-14 del regolamento (UE) 2016/679 GDPR (General Data Protection Regulation)

PREMESSA KLODGE SRLs (di seguito “Klodge”, “Agenzia”), è un intermediario immobiliare professionale iscritto alla C.C.I.A.A. di Sassari nella Sezione degli Agenti Immobiliari e mandatari a titolo oneroso, REA n. SS-213700. La nostra agenzia si impegna a tutelare la Privacy e la riservatezza dei Dati personali che acquisisce e tratta nell'ambito i) della sua attività di mandatario e gestore di immobili in nome e per conto dei rispettivi Proprietari/Locatori, ii) nell’attività di mandatario a titolo oneroso e intermediario immobiliare svolta nei confronti dei propri Clienti.

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Il presente documento illustra le modalità e le finalità di raccolta, utilizzo, consultazione e trattamento dei Dati personali operate da Klodge e i diritti garantiti agli Interessati dalla normativa vigente sulla Privacy.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO (Data Controller)

Il Titolare del trattamento dei Dati personali è KLODGE SRLs, sede legale in via Pescara 11, 07026 Olbia (SS) Italia, email info@klodgepm.com

RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO (Data Processor)

Il Responsabile del trattamento dei Dati personali è INTERNET TOURISM SOLUTIONS S.L. – VAT B97090138 e sede legale in C/CHARLES ROBERT DARWIN 5 - 46980 PATERNA (Spagna). Email dpo.cliente@conversia.es, tel. +34 96 353 04 51

PRINCIPIO DI LICEITA’

Il trattamento dei Dati personali è effettuato con correttezza e trasparenza, per fini leciti e tutelando la riservatezza ed i diritti degli Interessati.

CATEGORIE DI INTERESSATI

Klodge, durante ed al fine del corretto svolgimento della propria attività, può raccogliere, utilizzare, consultare e più in generale trattare Dati personali relativi ai seguenti Interessati:

Clienti - persone fisiche intestatari della prenotazione e del contratto di locazione
Clienti - persone giuridiche intestatari della prenotazione e del contratto di locazione
Ospiti (accompagnatori o nucleo familiare) - al seguito del cliente principale

CATEGORIE DI DATI PERSONALI

Klodge, durante ed al fine del corretto svolgimento della propria attività, può raccogliere, utilizzare, consultare e più in generale trattare i seguenti Dati personali degli Interessati:

Dati anagrafici personali: codice fiscale e/o partita iva, nome e cognome, luogo e data di nascita, residenza anagrafica, sesso, rapporto di parentela, generalità ed estremi e copia fotostatica dei documenti di riconoscimento; foto di riconoscimento
Dati di contatto: numero di telefono, indirizzo di posta elettronica, indirizzo di residenza, indirizzo di domicilio
Informazioni finanziarie: dati bancari, estremi delle carte di credito e debito forniti a garanzia e/o a saldo
Informazioni relative al contratto di locazione: data di arrivo, data di partenza, numero di notti, mezzo di trasporto utilizzato per il viaggio, orario di arrivo e di partenza

FONTI DI RACCOLTA DEI DATI PERSONALI

Klodge, durante ed al fine del corretto svolgimento della propria attività, può acquisire i Dati personali degli Interessati:

direttamente dagli Interessati in fase di: (i) richiesta di informazioni su servizi offerti; (ii) richiesta di prenotazione inoltrata dall’Interessato a mezzo portale di prenotazione www.klodgepm.com , a mezzo email o telefono;
da intermediari OTA e portali di prenotazione online a seguito di prenotazione a conferma diretta effettuata dall’Interessato;
da altri intermediari immobiliari nell’ambito di richieste di disponibilità e preventivi di spesa a formulati in nome e per conto dell’Interessato

Resta inteso che qualora l’Interessato abbia meno di 18 anni, i relativi Dati personali saranno comunicati a Klodge dal genitore/soggetto che esercita la potestà genitoriale. Pertanto sarà quest’ultimo a doversi fare carico degli obblighi sopra citati di fornire l’informativa e di raccogliere il consenso.

CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

Klodge, durante ed al fine del corretto svolgimento della propria attività, può trasmettere i Dati personali degli Interessati alle seguenti categorie di soggetti:

pubbliche Autorità (Questura), Autorità di vigilanza e Amministrazione finanziaria
pubbliche amministrazioni (Regioni e Comuni)
soggetti e collaboratori esterni incaricati della fornitura di servizi accessori
proprietari/Locatori per l’esercizio delle operazioni previste in adempimento ad obblighi di legge
altri agenti d’affari in mediazione (anche società) individuati dal Titolare al fine di collaborare per l’espletamento dell’incarico affidato dall’Interessato
dipendenti e collaboratori dell’Agenzia, designati responsabili e/o incaricati del trattamento, in relazione allo svolgimento delle mansioni e dei compiti a ciascuno attribuiti

FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Klodge tratta i Dati personali degli Interessati in conformità alle previsioni del GDPR e del D.Lgs.196/2003 e sue successive modificazioni ed integrazioni. Questa sezione definisce le finalità per cui Klodge acquisisce, utilizza e più in generale tratta i Dati personali, illustra le modalità di condivisione delle informazioni raccolte e specifica i "fondamenti giuridici" su cui è basato il trattamento delle informazioni. Qualora Klodge intenda trattare ulteriormente i Dati personali per finalità diverse da quelle per cui essi sono stati raccolti, prima di tale trattamento fornirà all’Interessato informazioni in merito a tali diverse finalità e ogni ulteriore informazione pertinente prevista dal GDPR.

I dati dell’interessato verranno utilizzati allo scopo e per il fine di:

a) portare a conclusione l’incarico di mediazione nella locazione conferito dall’Interessato avente ad oggetto la proprietà richiesta o per soddisfare, anche in un momento antecedente l’inizio del contratto, specifiche richieste da egli formulate. Nel caso di operazioni con canone mensile pari o superiore ad €10.000,00 i Dati personali potranno essere oggetto di comunicazione alle autorità competenti in materia di Antiriciclaggio. A tale riguardo si specifica che il trattamento dei Dati personali in connessione con gli obblighi antiriciclaggio dovrà essere effettuato per mezzo delle specifiche procedure previste per gli operatori non finanziari ai sensi del d. Lgs. 231/2007 e relative leggi applicative. Un eventuale rifiuto di comunicare i dati richiesti preclude l’erogazione dei servizi richiesti e la comunicazione degli estremi dell’operazione alla competente autorità di vigilanza.

b) acquisire e confermare la prenotazione di alloggio e servizi accessori e per fornire i servizi richiesti. Il trattamento ha ad oggetto generalità e recapiti, codice fiscale e/o partita Iva, dati bancari, estremi carte di credito e debito forniti a garanzia e/o a saldo, elenco servizi e prodotti richiesti e acquistati, data di arrivo e partenza, eccetera. Trattandosi di trattamenti necessari per la definizione dell’accordo contrattuale e per la sua successiva attuazione non è richiesto generalmente il consenso dell’Interessato. In caso di rifiuto a conferire i dati personali non potremo confermare la prenotazione o fornire i servizi richiesti. Il trattamento cesserà alla partenza, ma alcuni Dati personali potranno o dovranno continuare ad essere trattati per le finalità e con le modalità indicate nei punti successivi;

c) adempiere all’obbligo previsto dal “Testo Unico delle leggi di pubblica sicurezza” (art. 109 R.D. 18.6.1931 n. 773) che ci impone di certificare l’identità degli ospiti e comunicare alla Questura, per fini di pubblica sicurezza, le generalità dei clienti alloggiati secondo le modalità stabilite dal Ministero dell’Interno (Decreto 7 gennaio 2013). Il conferimento dei dati ha ad oggetto generalità, estremi e copia fotostatica dei documenti di riconoscimento, foto di riconoscimento del cliente, data di arrivo e notti di pernottamento, relazioni di parentela; il conferimento è obbligatorio e non richiede il consenso, in caso di rifiuto a fornire tali dati non potremo consegnare le chiavi dell’alloggio. I dati acquisiti per tale finalità vengono da noi conservati, è necessario il suo consenso alla conservazione come previsto al punto d);

d) adempiere all’obbligo di comunicazione obbligatoria ISTAT del movimento turistico e della capacità ricettiva (d.lgs. 322/1989) per le strutture private in affitto che ci impone di comunicare in qualità di delegati del locatore, tramite il servizio SIRED, date di arrivo e partenza, generalità ed estremi del documento di riconoscimento del c.d ‘capogruppo’, generalità degli altri alloggiati. Il trattamento è effettuato senza necessità di acquisire il consenso. I dati sono trattati da noi e da nostri responsabili e incaricati e vengono comunicati all’esterno solo in adempimento ad obblighi di legge. In caso di rifiuto a conferire i dati necessari per gli adempimenti sopra indicati non potremo fornire i servizi richiesti. I dati oggetto di comunicazione non vengono da noi conservati;

e) adempiere all’obbligo di raccolta, versamento e rendicontazione dell’Imposta di soggiorno (art. 4 del d.lgs. 23/2011) riguardante le Unità immobiliari non adibite ad abitazione principale e concesse in locazione con finalità turistiche ai sensi dell’ Art. 1, comma 2, lett. c della L. 431/98. Il trattamento ha ad oggetto il numero dei soggetti alloggiati e dei pernottamenti, età degli alloggiati, data di check-in e check out, generalità dei soggetti esenti o che si sono rifiutati di versare l’imposta. Il conferimento è obbligatorio e non richiede il consenso, in caso di rifiuto a fornire tali dati non potremo fornire i servizi richiesti. I dati vengono comunicati all’esterno solo in adempimento ad obblighi di legge e da noi conservati per il tempo previsto dalle rispettive normative (10 anni, e anche oltre in caso di accertamenti fiscali);

f) adempiere ai vigenti obblighi amministrativi, contabili e fiscali. Per tali finalità saranno oggetto di trattamento generalità e recapiti, codice fiscale e/o partita Iva, estremi carte di credito e debito forniti a saldo, servizi e prodotti acquistati riportati negli estratti conto e nei documenti fiscali. Il trattamento è effettuato senza necessità di acquisire il consenso. I dati sono trattati da noi e da nostri responsabili e incaricati e vengono comunicati all’esterno solo in adempimento ad obblighi di legge. In caso di rifiuto a conferire i dati necessari per gli adempimenti sopra indicati non potremo fornire i servizi richiesti. I dati acquisiti per tali finalità vengono da noi conservati per il tempo previsto dalle rispettive normative (10 anni, e anche oltre in caso di accertamenti fiscali);

g) espletare la funzione di invio comunicazioni tramite messaggi e telefonate durante la permanenza. Per tale finalità verranno trattati i dati inerenti informazioni personali e di contatto, è necessario il consenso. Potrà revocare il consenso in qualsiasi momento. Il trattamento cesserà comunque alla partenza;

h) accelerare le pratiche in caso di successivi contratti. Per tale finalità, previa acquisizione del consenso revocabile in qualsiasi momento, i dati saranno conservati per il periodo massimo di cinque anni e saranno utilizzati quando l’Interessato sarà nuovamente cliente, per le finalità di cui ai punti precedenti;

i) invio di newsletter promozionali e aggiornamenti sulle offerte praticate. Per tale finalità, previa acquisizione del consenso, i dati relativi a generalità, indirizzi postali e/o elettronici dell’Interessato saranno conservati per il periodo massimo di cinque anni e non saranno comunicati a terzi. L’Interessato potrà revocare il consenso in qualsiasi momento.

CONSENSO E REVOCA

Il consenso al trattamento di tali Dati prestato esplicitamente autorizza il Titolare a condividere tali dati con il Responsabile del Trattamento dei Dati e con gli eventuali Contitolari del trattamento. L’interessato può revocare il consenso al trattamento di tali Dati in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca. La revoca del consenso comporta l’impossibilità da parte di Klodge e del proprio Responsabile del Trattamento dei Dati e degli eventuali Contitolari del trattamento di adempiere alle proprie obbligazioni contrattuali, con la contestuale sospensione delle prestazioni.

PROCESSI DECISIONALI AUTOMATIZZATI, COMPRESA LA PROFILAZIONE

Ai sensi dell’art. 22 del GDPR, Klodge non utilizza processi decisionali automatizzati. Qualora dovesse utilizzarli in specifici casi, ne informerà direttamente l’Interessato, secondo quanto previsto dalla normativa vigente in materia di Privacy, sia nazionale che europea. Klodge non elabora dati allo scopo di valutare alcuni aspetti personali (cd. profilazione).

MODALITA’ DEL TRATTAMENTO

In relazione alle finalità del Trattamento, i Dati personali saranno trattati anche da un “Responsabile”, ossia la persona fisica o la società, anche esterne all’Agenzia, cui potranno essere affidati specifici e definiti compiti di gestione e controllo del trattamento dei dati, e da uno o più “Incaricato/i”, che provvederanno all’elaborazione o utilizzazione materiale dei Dati sulla base delle istruzioni ricevute dal Titolare o dal Responsabile (soggetti che, qualora non espressamente indicati nella presente informativa, sono da considerarsi non ancora designati, e non necessariamente da designare se il trattamento è occasionale, e i cui dati Le saranno forniti in caso di loro designazione). Sempre in relazione alle finalità sopra indicate, i Dati potranno essere trattati attraverso strumenti manuali, informatici e/o altrimenti automatizzati secondo logiche strettamente connesse alle finalità del trattamento e, comunque, in modo da garantirne la sicurezza e riservatezza anche nel caso di trattamento attraverso strumenti di comunicazione a distanza.

LIMITI ALLA RACCOLTA E CONSERVAZIONE

Klodge si impegna a trattare (raccolta, utilizzo, divulgazione etcc.) i Dati personali per l’adempimento di specifici obblighi contrattuali entro i limiti consentiti dalla vigente normativa in materia di privacy sia nazionale che europea. Qualora Klodge avesse necessità di trattare Dati personali per finalità diverse da quelle indicate nella presente informativa si impegna a comunicare agli Interessati tali diverse ed ulteriori finalità e a richiedere il consenso degli Interessati ove tale consenso sia necessario. I Dati personali vengono conservati per il periodo di tempo necessario ad ottemperare agli obblighi contrattuali nonché a soddisfare gli obblighi di legge che gravano su tutti i soggetti coinvolti nel trattamento nonché per gli altri scopi consentiti e correlati o in base a quanto previsto dalla normativa applicabile. Quando i Dati personali non sono più necessari a ottemperare agli obblighi contrattuali e di legge, Klodge provvede a renderli anonimi (con la possibilità di conservare e utilizzare ulteriormente le informazioni anonimizzate) o a cancellarli regolarmente in modo sicuro, a meno che non sia richiesto un ulteriore trattamento (per un periodo limitato) per le seguenti finalità: conformità a periodi di conservazione previsti dal diritto commerciale e fiscale.

DIRITTI DELL’INTERESSATO

Tutti gli Interessati, ovvero le persone fisiche/giuridiche a cui si riferiscono i Dati personali, hanno i seguenti diritti in materia di protezione dei Dati personali, che possono essere esercitati nei confronti del Titolare, scrivendo al seguente indirizzo e-mail: info@klodgepm.com o mediante comunicazione da inviare a mezzo a.r. alla sede legale di Klodge, Via Pescara 11 07026 Olbia:

il diritto di accesso (art. 15 GDPR, i.e richiesta sulle modalità di utilizzo e trattamento dei Dati personali),
il diritto di rettifica (art. 16 GDPR, i.e correzione di eventuali imprecisioni nei Dati personali),
il diritto di cancellazione (art. 17 GDPR, i.e cancellazione dei Dati personali nel caso in cui non sussista più un fondamento giuridico che ne giustifichi il trattamento o se l’Interessato revoca il consenso),
il diritto di limitazione al trattamento (art. 18 GDPR, i.e. l’Interessato contesta l’esattezza dei Dati personali e la limitazione del trattamento dei Dati personali avviene per il tempo necessario a prendere in esame la richiesta dell’interessato),
il diritto alla portabilità (ovvero ricezione e trasmissione ad altro titolare) dei Dati personali conservati (art. 20 GDPR),
il diritto di opposizione (art. 21, co. 1 e 2, GDPR)
il diritto di revocare il proprio consenso al trattamento dei Dati personali, come meglio indicato al precedente paragrafo “CONSENSO E REVOCA”.

Tali diritti sono soggetti ad alcune eccezioni al fine di tutelare gli interessi pubblici (ad esempio la prevenzione e l'accertamento di reati). Klodge si impegna a rispondere alla maggior parte delle richieste di esercizio dei diritti di cui sopra entro 30 giorni dal loro ricevimento agli indirizzi indicati nella presente informativa. Qualora Klodge non fosse in grado di fornire una risposta adeguata a una richiesta di chiarimenti o a un reclamo, gli Interessati hanno il diritto di inoltrare un reclamo all’’Autorità Garante per la Protezione dei Dati personali (Ufficio Relazioni con il Pubblico, email: urp@gpdp.it).